Winsol Brebo
Drie vestigingen, 250 mails per dag, en advertentiecijfers waar niemand op kon sturen.
Winsol Brebo plaatst ramen, deuren, rolluiken en zonwering vanuit Dilbeek, Sint-Pieters-Leeuw en Aartselaar. Het vakmanschap zat goed. De systemen eromheen niet: een ERP uit het begin van de jaren tweeduizend, en een advertentieaccount dat rapporteerde op conversies die geen conversies waren.
Drie vestigingen. Systemen uit 2000.
Bij Winsol Brebo komen dagelijks 200 tot 250 mails binnen en passeren er 10 tot 15 mensen in de showrooms. Er was wel degelijk een ERP, maar een uit het begin van de jaren tweeduizend, met logica die in de loop der jaren zo verstrengeld was geraakt dat de eenvoudigste handeling een omweg vroeg. Daarnaast liep de communicatie over 17 tot 19 mailboxen en vier oude domeinen. Een mail die iemand opende en vergat op ongelezen te zetten, was weg.
De marketing lag bij een extern bureau, op een advertentiebudget van 17.000 euro per kwartaal. De rapportering zag er gezond uit. Tot we het account binnenkregen en gingen kijken wat er precies geteld werd.
Bij de overname
Cijfers die nergens op stonden.
Wat als conversie geteld werd, was vaak geen lead. Een klik op Google Maps telde mee. Drie klikken op hetzelfde telefoonnummer telden als drie conversies. Zolang je niet weet welke klik een echte offerteaanvraag was, kan je ook niet zeggen welk kanaal rendeert. Elke budgetbeslissing stond op los zand.
Daaronder zat een account dat al jaren op automatische piloot liep. De Franstalige campagne stond verkeerd gelokaliseerd. En er draaiden campagnes op Bing en MSN waar niemand nog weet van had.
Wat we doen
Eén geheel, stuk voor stuk opgebouwd.
Het traject loopt. Een deel staat live, een deel wordt nu gebouwd. Dit zit erin.
Het advertentieaccount stilgelegd en opnieuw opgebouwd
In de eerste twee weken legden wij 29 van de 39 campagnes stil. Doorgaan op die basis kostte alleen maar geld. Daarna hebben we de conversiemeting opgekuist zodat alleen echte aanvragen nog meetellen, de Franstalige localisatie rechtgezet, het budget teruggebracht van 3.000 naar 1.500 euro per maand, en de campagnes mondjesmaat weer opengezet. Wat goed stond bleef staan. De conversieteller ging omlaag, de cijfers werden waar.
Een nieuwe website in drie talen, met formulieren die een volledige lead opleveren
De site staat live in het Nederlands, Frans en Engels, met vertalingen die effectief weggeschreven worden en correcte hreflang-tags in plaats van live vertaling. De domeinautoriteit van de oude domeinen ging mee en alle oude adressen sturen door, want er circuleert nog drukwerk van jaren geleden. De realisaties staan op één pagina met filters per productgroep, zodat een bezoeker het verschil tussen aluminium en pvc in één oogopslag ziet.
Offerteaanvraag, herstelaanvraag en brochuredownload hebben alle drie een verplicht adresveld met automatische aanvulling, want zonder adres heb je maar een halve lead. Het herstelformulier vraagt product, plaatsingsdatum, wat er scheelt en de originele factuur, omdat een verkeerde inschatting betekent dat er een man te weinig naar de werf rijdt.
Social, de Renovatiedagen en vindbaarheid in AI-antwoorden
Veertien tweetalige posts in Planable en twintig advertenties op Meta, verdeeld over acties, seizoen en retargeting. De actievoorwaarden van het hoofdkantoor worden eerst lokaal afgetoetst: een promotie op een motortype dat deze vestigingen niet verkopen is vervangen door een korting die wel klopt. Daarnaast verschijnt er onder Nieuws content op basis van wat er die week effectief gezocht wordt, zodat ze niet alleen in Google opduiken maar ook wanneer iemand die vraag aan een AI stelt.
Een ERP op maat die het systeem uit 2000 vervangt
Eén instantie met filters per vestiging, want planning en administratie lopen overkoepelend. Een centrale inbox waarin alleen de eigenaar van een dossier notificaties krijgt terwijl iedereen kan meekijken. Een offertecalculator die de plaatsingskost automatisch berekent volgens vijf verschillende tariefpatronen, tot en met staffels die over alle offertelijnen heen hertellen. En inkooptarieven per stuk voor onderaannemers, zodat na een afgewerkte werkbon vaststaat wat er gefactureerd mag worden.
Een assistent op de site die aan de ERP hangt
Een agent die op de website leeft, put uit de FAQ-database, bijleert uit de gesprekken die hij voert en een offerteaanvraag van begin tot eind begeleidt. Hij verzamelt wat nodig is, kiest tussen showroombezoek, thuisafspraak of offerte, weet welke verkoper welke postcodes bedient en stelt tijdsloten voor. De verkoper beslist, de assistent bereidt voor.
Wat er vandaag staat
Het halve budget, cijfers die kloppen.
Sinds de heropbouw staat de teller op 63 conversies aan 46,24 euro per conversie, op 2.930 euro advertentiebudget. De conversies stegen tegenover de periode ervoor, en dat met 9 actieve campagnes in plaats van 39. Minder ruis, minder budget, en voor het eerst cijfers waar een beslissing op kan steunen.
De website staat intussen live in drie talen, met de realisaties op één filterbare pagina en drie formulieren die een bruikbare lead opleveren in plaats van een naam en een mailadres. De Renovatiedagen liepen er als eerste volledige actie overheen, organisch en betaald tegelijk.
Wat er nu gebouwd wordt
Van eerste klik tot werkbon.
De ERP is in aanbouw. Eén systeem voor de drie vestigingen waarin een aanvraag binnenkomt, een offerte wordt, een project na ondertekening, en verder loopt tot planning, werkbon en factuur. De mailstroom komt samen in één inbox met een eigenaar per dossier, zodat 250 mails per dag niet langer bij iedereen tegelijk binnenvallen.
Daarbovenop komt de assistent op de website, verbonden met diezelfde ERP. Wij bouwen module per module en laten elk stuk testen voor het volgende begint. Wat live gaat, is af voor wie ermee moet werken.
Onder de motorkap
Hoe het in elkaar zit.
De onderdelen waar het systeem op draait.
Een ERP, drie vestigingen
Laravel en Filament op MariaDB. Een instantie met filters per vestiging, rollen per gebruiker en een eigenaar per dossier die als enige notificaties krijgt.
Offertecalculator
Vijf tariefpatronen voor de plaatsingskost, van een vast bedrag per stuk tot staffels die retroactief hertellen over alle offertelijnen heen.
Koppelingen
Facturatie en betaalstatus over Peppol, telefonie die bij een inkomend gesprek het klantdossier opzoekt, en mail die in twee richtingen aan het dossier blijft hangen.
De assistent
Leest de FAQ-database, leert bij uit de gesprekken die hij voert, en kiest tussen showroombezoek, thuisafspraak of offerte op basis van de postcode.
Diensten
Wat we hiervoor inzetten.
Loopt bij jullie alles in een andere tool?
Wij brengen website, campagnes en interne systemen samen in een geheel dat elkaar voedt. Vertel ons waar het vandaag vastloopt, dan tekenen we uit hoe het zou samenhangen.
Start het gesprek